Lisää edunsaajia

Myönnä etua Lisää edunsaajia -välilehdellä.
Voit lisätä edunsaajia joko manuaalisesti yksitellen tai kerralla isomman joukon Excel- tai CSV-tiedostosta. Aloita edunsaajien lisääminen valitsemalla edun tyyppi, Jatkuva kauslippu.

  1. Valitse lasku, jolle edunsaaja(t) kohdistetaan. Laskuvaihtoehtoja on oletuksena kaksi: Työasiointimatkat ja viitteenä työasiointimatkat sekä Työmatkaetu ja viitteenä työmatkaetu. Voit muokata laskujen nimiä ja viitteitä Yrityksen tiedot -välilehdellä.
    Jos haluat tilata uuden laskun, ilmoita ensin halutun laskun nimi ja viite osoitteeseen yritysmyynti@hsl.fi.
  2. Voimassaolo: Tämä toiminto on valinnainen. Jos et muokkaa päivämääriä, etu tulee voimaan heti ja on voimassa toistaiseksi.
    Mikäli haluat asettaa edun tulemaan voimaan tiettynä päivänä, valitse edun alkamis- ja/tai päättymispäivä. Päättymispäivän voit muokata tarvittaessa myöhemmin edunsaajan tiedoissa.
  3. Syötä työntekijän työsähköpostiosoite valkoiseen laatikkoon. Voit myös kopioida työntekijälistan esimerkiksi Excel-tiedostosta.  Erota sähköpostiosoitteet toisistaan rivinvaihdolla, puolipisteellä, pilkulla tai välilyönnillä.
    Voit lisätä edunsaajan tietoihin myös henkilönumero ja/tai vapaavalintaisen tunnisteen, joka näkyy jatkossa raportilla.
    Vaihtoehtoisesti voit ladata tarvittavat edunsaajien tiedot Excel- tai CSV-tiedostona omalta tietokoneeltasi.
  4. Valitse Jatka

Tarkista että lisättävien edunsaajien tiedot ovat oikein. Näkymä huomauttaa, jos joku lisättävistä edunsaajista on jo järjestelmässä. Tässä tilanteessa voit kyseisen edunsaajan lisäämisen sijasta käydä vain muokkaamassa tämän edun tietoja Edunsaajat-näkymässä.

Kun tiedot on tarkistettu, lähetä kutsut. Kutsu työmatkaedun käyttäjäksi lähtee työntekijän sähköpostiin heti. Kutsu on voimassa 30 vuorokautta. Jos työntekijä ei aktivoi etua käyttöönsä 30 päivän sisällä, lähetä uusi kutsu.

Työntekijä saa kutsun heti, vaikka edun alkamisajankohta voi olla tulevaisuudessa.

Exceltuonti

Työntekijöiden lisääminen Excel- tai CSV-tiedostona

Tuotavassa tiedostossa tulee olla työntekijöiden sähköpostiosoitteet. Tarvittaessa voit myös lisätä tunnisteen ja/tai henkilönumeron. Kaikki tiedot tulee olla omissa sarakkeissaan. Huomaathan, että tunniste voi olla sama useammalla työntekijällä, kun taas henkilönumero on jokaisella uniikki.

Kun haluat tuoda työntekijöiden tiedot Excel- tai CSV-tiedostona, toimi näin:

Valitse Lataa Excel- tai CSV-tiedosto ja hae tiedosto koneeltasi.

Seuraavassa näkymässä pääset valitsemaan oikeat tietuesarakkeet oikeiden otsikoiden alle:

  1. sarakkeessa valitse työntekijöiden sähköpostiosoitteet.
  2. sarakkeessa valitse tunniste.
  3. sarakkeessa valitse henkilönumero.

Voit tuoda myös pelkät sähköpostiosoitteet ilman tunnisteita tai henkilönumeroita. Tunniste ja henkilönumero ovat valinnaisia tietoja eli niitä ei ole pakko käyttää.

Kun olet valinnut tiedot sarakkeisiin, valitse Vahvista.