Työmatkaetu: Infopaketti työnantajalle

• Helpotusta arkeen: Tarjoamalla henkilöstölle HSL-työmatkaedun helpotat työntekijöiden arkea sekä töissä että vapaa-ajalla. Kausilippu tai joustava saldo madaltaa etä- ja hybridityötä tekevän kynnystä toimistolle lähtemiseen.
  
  
• Vaihtoehto pysäköintipaikoille: Paine kalliiden parkkipaikkojen vuokraamiseen ja ylläpitoon vähenee, kun tarjoat tuntuvan kannustimen joukkoliikenteen käyttöön. Helsingin keskustassa sopimuspysäköinnin hinta voi ylittää 300 € / kk yhtä parkkipaikkaa kohti. Vertailun vuoksi AB-vyöhykkeen 30 vrk kausilippu maksaa 70,60 € (v. 2023). Jopa kallein, ABCD-vyöhykkeen 30 vrk kausilippu on reilusti pysäköintipaikkaa edullisempi (30 vrk 109,70 €, v. 2023).
  
  
• Myönteisen työnantajamielikuvan vahvistaja: Palkan päälle tarjottu työmatkaetu on hyvä rekrytointivaltti.
  
  
• Kestävä valinta: Työmatkaliikenteen päästöt vähenevät ja hiilijalanjälki pienenee.
  
  
• Tukee työntekijöiden hyvinvointia: Työntekijät saavat enemmän päivittäistä hyötyliikuntaa, sillä joukkoliikenteellä kulkeva ottaa noin 2000 askelta enemmän päivässä kuin autoilija.
  
  
• Helppo hallinnoida: Työnantajana hallinnoit etua helposti HSL-yritysportaalissa, jossa myös lisäät edunsaajia näppärästi ja saat raportit palkkahallintoa ja tulorekisteriä varten. Työntekijä ottaa edun käyttöön puhelimellaan HSL:n sovelluksessa. Työmatkaetua voi hyödyntää myös kumppaniemme (Epassi, Smartum, Edenred) kautta.
  
  
• Palkan päälle tarjottuna ei palkan sivukuluja: Työmatkaedun kulut voi vähentää yrityksen verotuksessa.
  
  
• Laskutus käytön mukaan: Työnantaja maksaa jälkikäteen vain kuukausittain käyttöönotetut edut. Ei muita kuluja!

HSL-alueen työnantajista noin joka kymmenes tarjoaa työmatkaetua työntekijöilleen. Aiemmin edun verovapaa osuus oli hankalasti porrastettu, mutta vuodesta 2021 alkaen työmatkaetu on ollut työntekijälle verovapaa etu jopa 3400 euroon saakka.

Kiinnostus onkin ollut viime vuosina hienoisessa kasvussa. Työntekijöiden arjen helpottaminen on tärkein motiivi edun tarjoamiseen, siinä missä muiden etujen kohdalla tavoitteena on ennen muuta hyvinvoinnin tukeminen. Työmatkojen helppoudella onkin yhä enemmän väliä hybridityön yleistymisen myötä.

Työntekijöistä yli 74%arvioi, että työmatkaedun tarjoaminen parantaisi mielikuvaa työnantajasta, kertoo VR:n ja HSL:n kysely. Nuorimmat, 19–35-vuotiaat vastaajat pitävät etua kaikkein haluttavimpana. Edulle on selvästi kysyntää tulevaisuuden työpaikoilla.

Työmatkaetu sopii kaiken kokoisille, HSL-alueella toimiville yrityksille, joille työntekijöiden sujuva arki on tärkeää. 

Parhaan hyödyn edusta saa silloin, kun toimipiste sijaitsee hyvien julkisten liikenneyhteyksien äärellä. Viime vuosina etenkin metron laajentuminen ja uusimpana pikaratikka ovat muuttaneet liikkumisen tapoja monilla perinteisillä työpaikka-alueilla. 

Tiukentuva EU-sääntely vaatii, että yritykset läpi toimialojen raportoivat ympäristövaikutuksistaan entistä tarkemmin. Joukkoliikenteeseen kannustaminen on konkreettinen tapa vähentää työmatkaliikenteen päästöjä. 

Yrittäjä voi hyödyntää työmatkaetua silloin, kun hän toimii omassa yrityksessään palkansaajana. Vain silloin työmatkaetu voidaan katsoa verovapaaksi luontoiseduksi. Toiminimellä työskentelevä tai kevytyrittäjä ei siten voi tätä luontoisetua itselleen tarjota.

HSL:n reittiverkosto kehittyy jatkuvasti. Esimerkiksi uusi pikaratikka nopeuttaa kymmenientuhansien kaupunkilaisten liikkumista töihin ja takaisin. Tarkista Reittioppaasta tai Reitti- ja asemakartoilta, millaisten yhteyksien äärellä toimipaikkanne on.

Joustava saldo on erityisesti etä- ja hybridityöntekijöille räätälöity vaihtoehto työmatkaedun tarjoamiseen. Satunnaisesti toimistolla työskentelevä voi ostaa sen avulla kertalippuja suoraan HSL-sovelluksesta. Saldon käyttäjä voi hankkia sovelluksesta myös muita lipputyyppejä, kuten sarjalipun. Se sopii mainiosti 2–3 viikottaisen toimistopäivän rytmiin

Ja jos joukkoliikenteelle ei olekaan tarvetta, ei käyttämättä jääneestä saldosta laskuteta työnantajaa. 

Kun teimme laajan kyselyn yhdessä VR:n kanssa, vastaajista 75 % arvioi, että he jatkavat työskentelyään nykyisellä läsnä- ja etätyön rytmityksellä myös seuraavan vuoden aikana. Joka kymmenes vastaaja aikoo lisätä etätyöskentelyään ja vain 7 % vastaajista arvioi vähentävänsä sitä.

Toimistopäivät vahvistavat tiimihenkeä ja tuovat vaihtelua etätyöhön. Yritykset kokeilevat monia keinoja tehdäkseen toimistolle tulemisesta houkuttelevampaa. 

Kyselyyn vastanneista, pääsääntöisesti etätöitä tekevistä vastaajista hieman yli puolet kertoi pitävänsä rahan säästämistä merkittävänä syynä etätöiden tekemiselle. Työmatkaetu on konkreettinen kannustin, joka madaltaa kynnystä liikkeelle lähtöön. 

Luontoisedun voi tarjota vain osalle henkilökuntaa. Henkilöstöryhmiä ei kuitenkaan saa asettaa eriarvoiseen asemaan suhteessa toisiinsa. 

Edun summa voi olla myös erilainen eri henkilöstöryhmille esimerkiksi silloin, kun

• osa-aikaiset työntekijät saavat vähemmän etua kuin kokoaikaiset tai
• pääsääntöisesti etänä työskentelevät saavat etua vähemmän kuin lähityössä käyvät.

Yksi tyypillinen tapa on tarjota työmatkaetua vaihtoehtona työnantajan kustantamalle pysäköintipaikalle, työsuhdeautolle tai -polkupyörälle. Jokaiselle jotakin! 

Voit tarjota HSL-työmatkaetua henkilöstöllesi asuinpaikoista riippumatta. Työntekijän kotikunta vaikuttaa kuitenkin työsuhdelipun hintaan. HSL-kuntalainen saa työsuhdelipun lähes kolme kertaa edullisemmin kuin ulkopaikkakuntalainen.

Järjestelmämme tarkistaa kotikunnan Digi- ja väestötietoviraston tietojen perusteella. Jos vakituista osoitetta HSL-alueella tai kehyskunnassa ei ole rekisteröitynä, emme voi tarjota työmatkaetua HSL-kuntalaisten hinnoilla. 

• Kun työnantaja tarjoaa työmatkaedun jatkuvana kausilippuna, sitä voi käyttää HSL-sovelluksessa vain silloin, jos työntekijän kotikunta sijaitsee HSL-alueella tai sen kehyskunnissa. Perinteiselle HSL-kortille myydään myös ulkopaikkakuntalaisen kausilippuja. Työsuhdelipun voi ostaa myös silloin, jos tilapäinen osoite on HSL-alueella ja tieto on päivitetty Digi- ja väestötietovirastoon.
  
  
• Joustavalla saldolla voi ostaa kerta-, vuorokausi- ja sarjalippuja kotikunnasta riippumatta. Saldolla voi ostaa myös ulkopaikkakuntalaisille tarkoitettuna yleishintaisia kausilippuja.

Tarkista HSL-alueen kunnat ja kehyskunnat täältä.

Työmatkaetua voi tarjota 0–750 euroa vuodessa selvittämättä kodin ja työpaikan todellisia matkakuluja. Toisin sanoen voit tarjota työmatkaetua 750 euroon asti myös tilanteessa, jossa työntekijän kanssa on sovittu 100 % etätyöstä, eli työmatkaa ei ole. 

Jos työntekijän täytyy kulkea tiettyä matkaa kodin ja työpaikan välillä, työmatkaetu on saajalleen verovapaa jopa 3400 euroon asti vuodessa. Kun 750 e raja ylittyy, verottaja edellyttää selvitystä todellisista kuluista. Jatkuva kausilippu täyttää aina verovapauden edellytykset, sillä työmatkaetu annetaan automaattisesti kodin ja työpaikan välisille vyöhykkeille.

Käytännössä 3400 euron raja ei tule HSL-alueella vastaan, vaikka työntekijän käytössä olisi laajin mahdollinen, neljän vyöhykkeen kausilippu koko vuoden ajan.

Myös työsuhdeauton käyttäjä voi hyödyntää työsuhdematkalippuja. Niitä voi tarjota käyttöön ilman selvitystä enintään 750 euron arvosta silloinkin, kun asunnon ja varsinaisen työpaikan välisten matkojen kustannukset katetaan vapaalla autoedulla. Yli 750 euron työmatkaetua ei voi tässä tapauksessa tarjota verovapaasti.

Julkisen liikenteen työmatkaedun voi tarjota käyttöön yhdessä työsuhdepyöräedun kanssa. Niitä koskee yhteinen verovapauden raja, 3400 €/vuosi. 

• Esimerkki: Henkilöstöllä on käytössään 1200 euron arvoinen työsuhdepyöräetu. Sen jälkeen he voivat hyödyntää työmatkaetua verovapaasti vielä 2200 euron edestä vuodessa.  

Työmatkaedusta ei tarvitse maksaa lakisääteisiä vakuutusmaksuja, jos se annetaan palkan lisäksi. Jos etu vähentää työstä saatavaa bruttopalkkaa, tulee verovapaastakin osasta maksaa eläke-, työttömyys- ja tapaturmavakuutusmaksut.

Luontoisetu on yksi palkan maksamisen tapa. Edun kustannukset voit vähentää täysimääräisesti yrityksen verotuksessa.

Työnantaja ilmoittaa työmatkaedun tulorekisteriin siinäkin tapauksessa, että verotettavaa etua ei muodostu. “Työsuhdematkalipun verovapaa osuus” tai “Työsuhdematkalipun palkaksi katsottu osuus” ilmoitetaan omina tulolajeinaan.

Katso Verohallinnon sivustolta tarkemmat ohjeet ilmoittamiseen.

Jos käytössä on Edenred-, Epassi- tai Smartum-sovellus, voit kysyä palveluntarjoajalta, onnistuuko HSL-työmatkaedun tarjoaminen osana yrityksenne palvelupakettia.

Keskitetyn sovelluksen käyttäminen on kätevää varsinkin suurissa yrityksissä, jotka toimivat monilla eri paikkakunnilla. Työntekijät voivat silloin tasapuolisemmin valita juuri ne edut, jotka helpottavat omaa arkea. Työnantaja voi hallinnoida eri etuja yhdestä paikasta. 

Meidän kanssamme voit asioida myös suoraan HSL-yritysportaalissa. Tämä vaihtoehto sopii varsinkin yrityksille, jotka toimivat lähinnä HSL-alueella.

Jos käytössä on Edenred-, Epassi- tai Smartum-sovellus, voit kysyä palveluntarjoajalta, onnistuuko HSL-työmatkaedun tarjoaminen osana yrityksenne palvelupakettia.

Keskitetyn sovelluksen käyttäminen on kätevää varsinkin suurissa yrityksissä, jotka toimivat monilla eri paikkakunnilla. Työntekijät voivat silloin tasapuolisemmin valita juuri ne edut, jotka helpottavat omaa arkea. Työnantaja voi hallinnoida eri etuja yhdestä paikasta. 

Meidän kanssamme voit asioida myös suoraan HSL-yritysportaalissa. Tämä vaihtoehto sopii varsinkin yrityksille, jotka toimivat lähinnä HSL-alueella.