Skicka inbjudan till arbetstagare

Bevilja dina anställda arbetsreseförmåner på mellanbladet ”Lägg till förmånstagare”. Du kan lägga till en eller flera förmånstagare på en gång. Du kan lägga till antingen periodbiljetter eller värde som reskassa för flera förmånstagare på en gång. Först ska du välja en av de två förmånstyperna.

 
  1. Välj den faktura till vilken förmånstagaren eller förmånstagarna ska riktas. Företagets namn visas som standardfaktura och mobilbiljetter som referens. Om du vill dela upp förmånstagarna på olika fakturor ska du först skicka den nya fakturans uppgifter och referens till adressen yritysmyynti@hsl.fi.
  2. Om du vill bevilja reskassa för en förmånstagare ska du först välja det önskade beloppet. 
  3. Du kan även begränsa förmånens giltighetstid, t.ex. för tillfälligt anställda, eller tidsinställa förmånen så att den börjar gälla en viss dag. Om du inte ändrar förmånens giltighetstid gäller den tills vidare.
  4. Skriv in arbetstagarens e-postadress i det vita fältet. Du kan även kopiera en lista över anställda t.ex. från en Excel-fil. Separera adresserna med radbyte, semikolon, kommatecken eller mellanslag. Du kan även lägga till en valfri identifierare i förmånstagarens uppgifter som i fortsättningen visas på rapporten. Du kan också ladda upp förmånstagarnas e-postadresser som Excel- eller CSV-fil från din dator.
  5. Välj "Fortsätt".

Kontrollera att förmånstagarnas uppgifter är rätt. Du får en notifiering om en av de förmånstagare du lägger till redan finns i systemet. I detta fall behöver du inte lägga till förmånstagaren, utan bara redigera dennes uppgifter i vyn ”Förmånstagare”.

Skicka inbjudningarna efter att du har kontrollerat uppgifterna. Inbjudan skickas omedelbart till arbetstagaren per e-post. Inbjudan är giltig i 30 dygn. Om arbetstagaren inte aktiverar förmånen inom 30 dygn, skicka en ny inbjudan.

Arbetstagaren får inbjudan omedelbart även i fall att förmånen börjar gälla i framtiden.

Lägg till arbetstagare som Excel- eller CSV-fil

Gör så här när du importerar de anställdas uppgifter som en Excel- eller CSV-fil.

Lägg till de anställdas e-postadresser i filen. Om du vill kan du också lägga till en valfri identifierare och/eller ett personnummer. Observera att flera arbetstagare kan ha samma identifierare, men varje arbetstagare måste ha ett unikt personnummer.

När filen är färdig, välj ”Ladda upp Excel- eller CSV-fil” och välj filen på din dator. 

I nästa vy kan du välja rätta kolumner för rätta rubriker: 

Den första kolumnen: välj de anställdas e-postadresser

Den andra kolumnen: välj identifierare

Den tredje kolumnen: välj personnummer 

 

Lägg till arbetstagare som Excel- eller CSV-fil, del 2

Du kan även importera endast e-postadresser utan identifierare eller personnummer. Identifierare och personnummer är valfria uppgifter som du kan lägga till om du vill. 

Efter att du lagt till uppgifterna i kolumnerna, tryck OK. 

Efter detta måste du kontrollera om de tre första och den sista e-postadressen stämmer. Om uppgifterna stämmer, skicka inbjudningarna.